Arkivets vedtægter

Læs vedtægter for Stads- og Lokalarkivet her.

Stads- og Lokalarkivets vedtægter
Vedtægt for Tårnby Kommunes Stads- og Lokalarkiv

§1

Tårnby Kommunes Stads- og Lokalarkiv er et offentligt arkiv i henhold til Arkivlovens regler af 17. december 2002.

§2

Kommunalbestyrelsen er ansvarlig for Stads- og Lokalarkivet, der organisatorisk er placeret i Børne- og Kulturforvaltningen med bibliotekschefen som daglig ansvarlig.

§3

Stads- og Lokalarkivets opgave er at oprette arkiver med det formål

1) at sikre bevaringen af arkivalier, der har historisk værdi eller tjener til dokumentation af forhold af væsentlig administrativ eller retlig betydning for borgere og myndigheder,

2) at sikre muligheden for kassation af ikke-bevaringsværdige, offentlige arkivalier,

3) at stille arkivalier til rådighed for borgere og myndigheder, herunder til forskningsformål, samt

4) at vejlede borgere og myndigheder i benyttelse af arkivet.

Stk. 2. Ved arkivalier forstås såvel skriftligt materiale som enhver anden art af materiale, der formidler information, f.eks. kort, tegninger, planer, fotografier, film, mikrofilm og –kort, av-materialer, og elektroniske opbevaringsmedier af enhver art.

Stk. 3. Stads- og Lokalarkivet indsamler, registrerer, bevarer og formidler endvidere som hidtil arkivalier, trykt materiale, fotografier, film og kort af væsentlig betydning for borgerne og forskningen fra private foreninger, institutioner, virksomheder og personer med tilknytning til Tårnby Kommune.

Stk. 4. Stads- og Lokalarkivet er ansvarlig for opgaver vedrørende Tårnby Kommunes bevaringsværdige IT-arkivalier. Stads- og Lokalarkivet opbevarer arkiveringsversioner og er arkivansvarlig for elektroniske systemer og data.

§4

Stads- og Lokalarkivet modtager arkivalier fra den samlede kommunale virksomhed.

 

Stk. 2. Stads- og Lokalarkivet modtager endvidere arkivalier fra foreninger, institutioner m.v., som kommunen har driftsoverenskomst med samt fra selskaber, foreninger m.v. med leverance af bestemte produkter/ydelser, hvis udgifter overvejende dækkes af kommunen.

Stk. 3. Kommunale arkivalier må ikke afleveres til andre offentlige eller private institutioner med andet er bestemt i lovgivningen.

Stk. 4. Stads- og Lokalarkivet modtager arkivalier fra private foreninger, institutioner, virksomheder og personer.

Stk. 5. Modtaget ikke-kommunalt arkivmateriale betragtes som offentligt eje og skal behandles som sådan.

Stk. 6. Besidder, erhverver eller tilbydes Stads- og Lokalarkivet arkivalier fra statslige myndigheder underrettes Statens Arkiver herom.

Stk. 7. Ved aflevering af arkivalier til Stads- og Lokalarkivet overgår ansvaret for arkivaliernes fremtidige behandling og opbevaring til dette.

Stk. 8. Stads- og Lokalarkivet indsamler, registrerer, bevarer og formidler endvidere som hidtil.

§5

Stads- og Lokalarkivet drager omsorg for, at de i Stads- og Lokalarkivet værende arkivalier opbevares på betryggende måde, således at ingen uvedkommende har adgang til disse, og således at bevaringsværdige arkivalier opbevares under fysisk forsvarlige forhold, hvad angår lokaler, pakning m.m.

Stk. 2. Stads- og Lokalarkivet foretager kassationsbehandling af de i arkivet opbevarede arkivalier efter gældende love, bekendtgørelser og cirkulærer samt nærmere af kommunalbestyrelsen vedtagne regler for arkivdannnelse, bevaring, kassation og arkivaflevering.

Stk. 3. Stads- og Lokalarkivet udøver konsulentbistand til forvaltninger og institutioner i Tårnby Kommune mht. udskillelse, pakning, mærkning, registrering og opstilling af de hos dem opbevarede ikke-bevaringsværdige materialer, der afventer bestemte kassationsfrister, således at kassation senere kan gennemføres.

Stk. 4. Stads- og Lokalarkivet fører tilsyn med, at de materialer i forvaltnings- og institutionsarkiverne, der er bestemt for kassation, destrueres på betryggende måde.

Stk. 5. Stads og Lokalarkivet pakker, mærker, opstiller og registrerer de i arkivet opbevarede arkivalier på en sådan måde, at de kan gøres tilgængelige.

§6

Stads- og Lokalarkivet sikrer, at den kommunale arkivdannelse og opbevaring, bevaring, kassation af arkivalier samt arkivaflevering sker i overensstemmelse med gældende love, bekendtgørelser og cirkulærer samt nærmere af kommunalbestyrelsen vedtagne regler for arkivdannelse, bevaring, kassation og arkivaflevering.

Stk. 2. Stads- og Lokalarkivet yder kommunens forvaltninger og institutioner bistand i arkivmæssige spørgsmål og fører tilsyn med og giver vejledning i den praktiske gennemførelse af de i stk. 1 anførte regler.

Stk. 3. Stads- og Lokalarkivet skal med et nedsat arkivudvalg drøfte alle større og principielle spørgsmål vedrørende arkivmæssige forhold, herunder udkast til de i Arkivloven nævnte regelsæt på arkivområdet. Der træffes særskilt beslutning om udvalgets sammensætning. Medlemmerne fra forvaltningerne skal have indsigt i arkivmæssige forhold og have kompetence til at udtale sig i disse spørgsmål.

Stk. 4. Medlemmerne af udvalget er tillige daglige ansvarlige for den praktiske gennemførsel af reglerne for arkivdannelse, bevaring, kassation og arkivaflevering i den pågældende forvaltning med tilhørende institutioner og er kontaktpersoner til Stads- og Lokalarkivet med hensyn til dettes tilsynsvirksomhed, behov for konsulentbistand samt arkivaflevering.

§7

Stads- og Lokalarkivet skal ved udlån stille de arkivalier, der er overdraget til Stads- og Lokalarkivet til rådighed for den øvrige kommunale forvaltning.
 

Stk. 2. De nærmere regler herom fastlægges i ”Bestemmelser for udlån af kommunale arkivalier i Stads- og Lokalarkivet til kommunens forvaltninger og institutioner”, der skal forelægges kommunalbestyrelsen til godkendelse.

Stk. 3. Kommunalbestyrelsens medlemmer har adgang til Stads- og Lokalarkivets samling i overensstemmelse med bestemmelserne i Lov om Kommunernes Styrelse og Styrelsesvedtægt for Tårnby Kommune samt bestemmelserne i Arkivloven og dens bekendtgørelser.

§8

Arkivalier der er afleveret til Stadsarkivet er offentligt tilgængelige efter gældende love, bekendtgørelser samt de af kommunalbestyrelsen vedtagne Udlåns- og tilgængelighedsregler for Tårnby Kommunes Stads- og Lokalarkiv.
 

Stk. 2. Stads- og Lokalarkivet formidler kendskabet til dettes arkivalier og samlinger og udarbejder og publicerer registraturer og andre oversigter og hjælpemidler til Stads- og Lokalarkivets benyttelse.
 

Stk. 3. Til forskningsformål skal Stads- og Lokalarkivet i almindelighed benyttes i arkivets lokaler, men kan i særlige tilfælde udlånes til benyttelse i andre af Stads- og Lokalarkivet godkendte lokaler.
 

Stk. 4. Stads- og Lokalarkivet kan hjemlåne arkivalier fra andre arkiver og samlinger til benyttelse i Stads- og Lokalarkivet.

§9

Stads- og Lokalarkivet formidler viden om Tårnby Kommunes historie.

§10

Stads- og Lokalarkivet samarbejder med lokalhistoriske arkiver og andre offentlige, kommunale arkiver samt Statens Arkiver.

Således vedtaget af Økonomiudvalget den 25.02.2009.